| Thursday, March 8, 2007 |
| Komunikasi Efektif dalam Tim |
Salah satu komponen penting dalam membangun sebuah teamwork yang baik adalah adanya komunikasi yang efektif dalam tim tersebut. Komunikasi dapat memperkuat ataupun memperlemah bahkan menghancurkan sebuah tim. Good communication can build up a team, bad one can break it. Komunikasi yang baik dapat membangun kekuatan sebuah tim, sedangkan komunikasi yang buruk dapat menghancurkannya.
Berikut adalah artikel mengenai komunikasi efektif dalam sebuah tim, yang ditulis oleh Jimmy Sentoso, mahasiswa peserta mata kuliah People Skill II program Magister Management Universitas Bina Nusantara.
Bersatu kita teguh, bercerai kita runtuh. Tentu kita sudah sering mendengar semboyan tersebut di telinga kita. Semboyan ini merupakan salah satu semboyan dalam perjuangan bangsa kita dalam perang untuk merebut kemerdekaan. Hal ini dapat kita lihat secara nyata dalam contoh sebuah sapu lidi. Batang yang digunakan untuk membuat sapu lidi teramat tipis dan rapuh. Seorang anak berusia lima tahun pun dapat mematahkannya dengan mudah. Tetapi apa yang terjadi apabila kita menyatukan batang lidi yang teramat tipis dan rapuh tersebut menjadi sebuah sapu lidi? Jangankan seorang anak kecil yang berusia lima tahun, orang dewasa yang telah berusia dua puluh tahun pun tidak dapat mematahkannya walau ia menggunakan seluruh tenaganya. Begitu pula yang akan terjadi apabila kita bekerjasama dalam sebuah tim.
Sebenarnya, setiap orang di planet ini terlibat atau melibatkan diri dalam pembangunan tim. Oleh karena itu, kita dirancang untuk berfungsi dalam jalinan dan hubungan saling ketergantungan dengan orang lain. Hal ini tidak terlepas dari sifat manusia yang merupakan makhluk sosial, yang harus berinteraksi dengan sesamanya untuk dapat hidup dengan baik. Sebuah perusahaan merupakan kerjasama dari tim. Sebuah klub sepak bola merupakan hasil kerjasama sebuah tim. Bahkan untuk hal-hal yang bersifat individual pun tetap memerlukan sebuah tim untuk dapat berfungsi secara baik. Sebagai contoh dapat kita lihat pada olahraga perseorangan seperti olah raga tinju, lari, golf maupun catur. Kita tidak dapat berhasil mencapai suatu kesuksesan dalam olah raga tersebut tanpa adanya kerjasama. Seorang atlet tinju, lari, golf, dan olah raga individu lainnya tetap membutuhkan pelatih, manajer, maupun para pendukungnya untuk saling bekerjasama dalam mencapai sukses.
Kapan dan di mana pun orang bersama-sama atau berada dalam kebersamaan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, itulah sebuah tim. Prioritas utama sebuah tim apapun adalah untuk belajar berfungsi seefektif dan semulus-mulusnya sehingga secara individu dan bersama-sama, anggota tim itu dapat meraih sasaran yang tepat. Tidak ada seorang pun di dunia ini yang dapat meraih kesuksesan tanpa bekerjasama dengan orang lain.
Kekuatan Kerja Tim
TEAM (Tim) bukanlah sekedar kata, melainkan juga merupakan akronim untuk suatu kebenaran yang dahsyat, yaitu Together Everyone Achieve More. Konsep dari tim ini terbentuk dari kata yang sering kita dengar berulang kali, yaitu sinergi. Kata sinergi ini berasal dari bahasa Yunani sunergos, ”sun” berarti bersama dan ”ergon” berarti bekerja. Sinergi berarti interaksi dari dua individu atau lebih atau kekuatan yang memungkinkan kombinasi tenaga mereka melebihi jumlah tenaga individu mereka.
Kerja tim adalah kemampuan untuk bekerja sama menuju satu visi yang sama, kemampuan mengarahkan pencapaian individu ke arah sasaran organisasi. Itulah rangsangan yang memungkinkan orang biasa mencapai hasil yang luar biasa. Dalam mata kuliah Organizational Behavior yang pernah saya pelajari, terdapat demonstrasi bagaimana kerjasama dapat menghasilkan suatu hal yang luar biasa. Kami disuruh untuk membentuk beberapa tim yang beranggotakan lima orang, di mana kami semua belum memiliki kemampuan untuk menganalisis bidang ini dengan baik. Setiap orang dalam kelompok kami diminta untuk memberikan peringkat terhadap suatu hal berdasarkan urutan dari hal yang kami anggap paling penting. Setelah itu setiap pendapat dari kami digabungkan untuk mendapatkan rata-rata peringkat untuk setiap kelompok. Apa yang terjadi? Kesimpulan rata-rata kelompok kami mendekati jawaban yang telah diberikan. Bahkan apabila hasil dari setiap kelompok disatukan dan diambil rata-ratanya, maka penilaian kami hampir sama dengan penilaian para ahli di bidang tersebut.
Demonstrasi nyata lain mengenai prinsip sinergi dapat kita lihat pula dalam kontes kuda penghela dalam kontes kuda penghela di suatu pekan raya kota. Kuda juara dalam kontes tersebut mampu menghela gerobak seberat 2.250 kilogram. Juara kedua sanggup menarik beban sebesar 2.000 kilogram. Dalam teori, berarti kedua kuda tersebut secara bersama-sama harus mampu menggerakkan maksimum 4.250 kilogram. Untuk uji coba teori tersebut, pemilik kedua kuda memadukan kedua kuda dan membebaninya dengan gerobak. Semua orang yang melihat terperangah. Kedua kuda tersebut mampu menarik beban seberat 6.000 kilogram, atau 1.750 kilogram lebih berat dibanding jumlah upaya yang mampu mereka lakukan sendiri-sendiri. Sinergi dapat dipakai untuk menyatukan tenaga individu, menutup keterbatasan individu, untuk menggandakan upaya individu, supaya sasaran yang lebih banyak dan lebih besar dapat dicapai.
Komunikasi
Ada lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan. Kelima unsur tersebut adalah: pengirim pesan (sender), pesan yang dikirimkan (message), bagaimana pesan tersebut dikirimkan (communication channel), penerima pesan (receiver), dan umpan balik (feedback). Pesan tersebut disampaikan melalui suatu media komunikasi, sehingga dapat diterima dengan baik oleh si penerima, dan menghasilkan umpan balik yang berguna bagi si pengirim pesan. Yang dimaksud media komunikasi di sini bukan hanya berupa percakapan secara langsung dengan menggunakan suatu bahasa yang dapat dimengerti, melainkan segala hal yang dapat membuat individu saling berinteraksi dan saling mengerti mengenai pesan apa yang akan disampaikan, sehingga tidak terjadi salah penafsiran mengenai isi dari pesan tersebut. Media komunikasi tersebut bisa juga berupa isyarat melalui gerakan tubuh, morse, maupun melalui alat bantu seperti surat, gambar, serta alat bantu visual lainnya.
Komunikasi dalam Tim
Untuk dapat membangun kerjasama dalam sebuah tim, diperlukan komunikasi antaranggotanya agar tujuan bersama dapat tercapai. Pernahakan kita membayangkan apa yang terjadi dalam suatu tim apabilla setiap anggota tim tidak dapat berkomunikasi dengan baik dengan anggota tim lainnya? Seberapa pun hebatnya kemampuan individu dalam suatu tim, mereka tidak akan ada gunanya apabila tidak dapat berkomunikasi antara yang satu dengan lainnya. Mereka hanya akan menjadi sebuah kelompok yang tidak tahu ke mana arah yang akan dituju. Keahlian mereka akan menjadi sia-sia apabila mereka tidak dapat mengkomunikasikannya dengan orang lain. Seperti yang telah dikatakan oleh William Shakespeare ”No man is lord of anything, though in and of him there be much consisting, till he communicate his part to other.”
Contoh nyata yang sering kita lihat adalah pada pertandingan sepak bola. Sering kali pada pertandingan sepak bola, di mana terdapat suatu tim yang bertabur bintang dengan skil individu yang tinggi kalah oleh sebuah tim yang berisikan pemain dengan kemampuan skill individu yang tidak begitu menonjol. Apa yang menyebabkan tim tersebut dapat menang? Komunikasi yang baik dan saling pengertian antarpemain dalam tim tersebutlah yang menyebabkan tim yang diisi oleh pemain yang memiliki skill rata-rata dapat berubah menjadi tim yang hebat dan menakutkan. Hal ini telah diakui oleh pelatih sepak bola manapun di dunia ini. Mereka mengakui bahwa skill individu merupakan hal yang penting, tetapi ada hal yang lebih penting dalam suatu tim sepakbola; yaitu kerjasama tim, kesadaran akan tugasnya masing-masing dan saling pengertian antarpemain tim tersebut.
Hukum Komunikasi Efektif
Prinsip dasar yang harus kita perhatikan dalam berkomunikasi dapat kita rangkum dalam satu kata, yaitu REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble), yang berarti merengkuh atau meraih.
Hukum pertama dalam berkomunikasi adalah Respect. Respect merupakan sikap hormat dan sikap menghargai terhadap lawan bicara kita. Kita harus memiliki sikap (attitude) menghormati dan menghargai lawan bicara kita karena pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan orang tersebut. Samuel Johnson mengatakan bahwa ”There will be no RESPECT without TRUST, and there is no trust without INTEGRITY.”
Hukum kedua adalah Empati, yaitu kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima. Prinsip dasar dari hukum kedua ini adalah ”Perlakukan orang lain seperti Anda ingin diperlakukan.” ”Seek first to understand then be understood to build the skills of emphatetic listening that inspires openness and trust.” (Stephen Covey)
Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan atau pun umpan balik apa pun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan.
Hukum ketiga adalah Audible. Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Kunci utama untuk dapat menerapkan hukum ini dalam mengirimkan pesan adalah:
a. Buat pesan Anda mudah untuk dimengerti
b. Fokus pada informasi yang penting
c. Gunakan ilustrasi untuk membantu memperjelas isi dari pesan tersebut
e. Taruhlah perhatian pada fasilitas yang ada dan lingkungan di sekitar Anda
f. Antisipasi kemungkinan masalah yang akan muncul
g. Selalu menyiapkan rencana atau pesan cadangan (backup)
Hukum keempat adalah kejelasan dari pesan yang kita sampaikan (Clarity).
Pesan yang ingin disampaikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity juga sangat tergantung pada kualitas suara kita dan bahasa yang kita gunakan. Penggunaan bahasa yang tidak dimengerti, akan membuat isi dari pesan kita tidak dapat mencapai tujuannya. Seringkali orang menganggap remeh pentingnya Clarity, sehingga tidak menaruh perhatian pada suara (voice) dan kata-kata yang dipilih untuk digunakan. Beberapa cara untuk menyiapkan pesan agar jelas yaitu:
a. Tentukan goal yang jelas.
b. Luangkan waktu untuk mengorganisasikan ide kita
c. Penuhi tuntutan kebutuhan format bahasa yang kita pakai
d. Buat pesan Anda jelas, tepat dan meyakinkan
e. Pesan yang disampaikan harus fleksibel
Hukum kelima dalam komunikasi tim yang efektif adalah sikap rendah hati (Humble)
Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Kerendahan hati juga bisa berarti tidak sombong dan menganggap diri penting ketika kita berbicara. Justru dengan kerendahan hatilah kita dapat menangkap perhatian dan respons yang positif dari si penerima pesan.
Kita telah mengetahui betapa hebatnya fungsi dari suatu tim, di mana sekumpulan orang yang biasa saja dapat menghasilkan suatu output yang luar biasa. Namun tim tersebut akan menjadi tidak efektif apabila kita tidak dapat saling berkomunikasi. Oleh karena itu diharapkan kita dapat menggunakan kelima hukum komunikasi tersebut untuk membantu kita dalam menciptakan suatu tim yang solid. *****
Sumber: Shoot, Seri Management Terapan, 2002. B.S. Wibowo, dkk |
posted by Eko Priyanto @ 9:15 AM   |
|
|
|
|
|
